1、目的
對公司內的內外部活動溝通的職能及其相互關系予以規定和溝通，以促進有效的實施管理體系。
2、適用范圍
本程序適用于公司內對管理體系有關的管理層及各職能部門和有關人員內外部溝通活動的職責、權限的規定。
3、職責
3.1質量管理部負責行政主管部門的外部信息與公司內部信息交流的歸口管理，負責將公司相關的信息歸檔和傳遞。
3.2銷售部、供應鏈部負責公司外部與顧客、市場方面、各類物料供應商等有關信息的溝通。
3.3各部門/人員負責本部相關的信息歸檔，如需要也可傳遞質量管理部負責協調管理。
4、控制程序
4.1信息交流
4.1.1信息的分類
4.1.1.1外部信息
（1）立法和執法主管部門、認證機構、社會團體、檢驗檢測機構等檢測或檢查的結果及反饋的停息。
（2）政策法規標準類停息，如國家、國際、行業和地方的食品安全保護法律法規及其他要求。
（3）其他外部信息，如顧客使用產品方面的信息、供應商產品信息、相關部門直接從外部獲取的有關技術、食品鏈中的安全危害方面的信息。
4.1.1.2內部信息
（1）常規信息，如食品安全目標和指標的檢測記錄，內審和管理評審報告以及體系正常運行的其他記錄等。
（2）不符合信息或潛在的不符合信息。
（3）緊急信息，如出現重大食品安全、環境污染事故，出現水災、洪澇、召回等情況的信息及記錄。
（4）其他內部信息。
4.1.2信息的收集與處理
（1）信息傳遞方式可采用書面記錄，資料交流，電子媒體，通訊等方式予以傳遞。
（2）外部信息的收集與處理：
① 質量管理部、銷售部負責執法主管機關、認證機構、海關、產品檢驗檢測機構等檢測或檢查結果及反饋停息的收集，并傳遞到公司各相關部門。當檢測或檢查結果不符合時，按《糾正及糾偏措施管理程序》的要求處理；
②政策、法律法規標準類信息由質量管理部及相關部門負責收集、更新及處理，見《文件控制程序》；
③供應鏈部對物料供應商、廢物的收購方、運輸公司等相關方進行信息溝通，并在需要時對其施加影響。
對來自上述投訴處理詳見《糾正及糾偏措施管理程序》，一般般情況下在對方有要求時，應在一周內予以解決和答復；上述相關方反饋的信息，可由對應部門以《信息處理反饋單》的形式傳遞到相關部門/人員。
（3）產品安全信息的處理：主管職能部門在收到與下述方面有關的食品鏈中食品安全危害相關變更信息時，應及時傳遞到產品安全小組，產品安全小組負責更新和評價產品安全危害信息：
①產品或新產品；
②原料、輔料和服務；
③生產系統和設備；
④生產場所，設備位置，周邊環境；
⑤清潔和衛生方案；
⑥包裝、貯存和分銷系統；
⑦人員資格水平和（或）職責及權限分配；
⑧法律法規要求；
⑨與食品安全危害和控制措施有關的知識；
⑩組織遵守的顧客、行業和其他要求；
⑪來自外部相關方的有關問詢；
⑫表明與產品有關的食品安全危害的抱怨；
⑬影響食品安全的其他條件。
4.1.3信息庫的建立和應用
各部門負責建立部門的信息庫，不斷匯集各方面反饋的信息；按照信息載體的不同提供相應適宜的工作環境，分別存放、保管并整理分類，制成索引便于查閱，確保已經獲取信息的完整性和可用性。
4.2內部溝通
公司的最高管理者應確保在不同層次和職能之間，就管理體系的過程，包括產品安全、控制要求，以及實施的有效性，進行溝通，達到相互了解、相互信任，實現全員參與的效果。對于溝通的方式，應予以確定。
內部溝通分為：
4.2.1自上而下的溝通
公司總經理或授權人主持召開公司相關例會，討論生產、產品質量安全、顧客反饋、相關方等方面的情況及時采取相應的措施，以確保管理體系的正常運行。
4.2.2自下而上的溝通
各部門應建立報告制度，在定期或不定期的公司例會上向公司最高管理者報告部門產品安全、生產管理運行情況以作為最高管理者決策的依據。
4.2.3部門內部的溝通
各部門由部門負責人協調溝通，討論部門產品安全目標的實現情況及存在的總是，以便及時采取相應的措施，加強對管理過程的監視和測量。
4.2.4各部門之間的溝通
（1）對于跨部門之間需要協調、溝通的事宜，應由總經理主持進行溝通。對于日常事務的溝通，可以采用部門間傳遞《信息處理反饋單》方式溝通。
（2）填寫并保存相應的記錄，針對問題及時在現場糾正或發出《糾正措施處理單》限期糾正，執行《糾正及糾偏措施管理程序》的有關規定。
4.2.5其他方式的溝通
公司管理體系有關的各種信息溝通，也可采用產品安全簡報、QQ、微信、電子郵件、各種會議、布告欄、內部刊物及各種媒體等。
5、相關文件
5.1《糾正及糾偏措施管理程序》
5.2《文件控制程序》
6、相關記錄
6.1《信息處理反饋單》
6.2《糾正措施處理單》
